Аудит кадровых документов организация проведение ошибки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аудит кадровых документов организация проведение ошибки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Любой бизнес время от времени сталкивается с официальными ревизиями. Визиты представителей ГИТ проходят по графику, который обычно составляется на год вперед. Это значит, что о предстоящей инспекции вас обязаны оповестить. Исключение – внеплановые визиты, назначить которые могут из-за жалоб. Подготовиться к ним можно только одном способом: регулярно проводить профилактические мероприятия и устранять обнаруженные в их ходе недочеты.

Для чего нужен кадровый аудит

Это крайне полезная мера при подготовке к разного рода инспекциям. Ведь к HR-службе предъявляются большие требования. Небольшая невнимательность, несоблюдение нормативных сроков, незнание последних изменений нормативов и другие оплошности, допущенные специалистом или службой HR, могут стать причиной наложения серьезных санкций: от штрафов до приостановления деятельности.

Проведение кадрового аудита в организации актуально при:

— Подготовке к государственной проверке;
— Смене директора или кадровика;
— Слиянии, поглощении или других видах реструктуризации;
— Конфликтном увольнении (когда есть вероятность жалоб в контролирующие структуры);
— Изменения в нормативных актах.

Профессиональная внутренняя ревизия, своевременно организованная в рамках подготовки к внешней, помогает:
— Обнаружить недочеты и ошибки при ведении документооборота;
— Найти способы их быстрого устранения;
— Избежать предписаний и штрафов. Или, если нарушения слишком большие и быстро их устранить невозможно, снизить сумму ущерба до минимальных значений.

Но не стоит рассматривать аудит кадрового делопроизводства исключительно как способ подготовки к внешним инспекциям. Напротив, его стоит ввести в постоянную практику!

Правильно организованный, он дает возможность:
— Привести бумаги в строгое соответствие с ФЗ и правилами оформления;
— Оптимизировать расходы на управление персоналом;
— Проверить эффективность HR-службы;
— Оценить потенциал отдельных подразделений;
— Выявить сотрудников с низкой эффективностью;
— Обнаружить «зоны риска» в HR-политике. И найти варианты их преодоления;
— Сформировать стратегию развития бизнеса.

Типы этой экспертизы можно классифицировать по нескольким факторам:

1. По способу организации:

— Внутренний. Его компания совершает своими силами: выделяет специалиста для поиска нарушений.
— Внешний кадровый аудит. Это привлечение экспертов «со стороны». Профессиональные аудиторы оценивают деятельность всех подразделений, проверяют, насколько правильно организовано ведение бумаг, приводят их в соответствие нормам законодательства.

2. По объему информации:

— Сплошной. Это кадровый аудит по всем документам. Эксперты оценивают приказы, касающиеся внутреннего трудового распорядка и т.д.
— Локальный. Обычно он нужен в отношении конкретного подразделения или группы документов (например, только начисления зарплаты или должностных инструкций).
— Целевой. Это выборочная оценка конкретных сотрудников (анализу подлежит организация их работы и ведение документации).

3. По уровню анализа:

— Тактический. Касается документооборота, относящегося к рядовым сотрудникам и руководителям низшего звена.
— Управленческий. Фокусируется на делопроизводстве в отношении менеджеров среднего звена.
— Стратегический. Это наиболее полный кадровый аудит, затрагивающий не только исполнителей и промежуточных руководителей, но и топ-менеджмент.

Аудит кадровых документов можно устраивать с разной периодичностью. Когда речь идет о первичной оценке трудовых книжек и оформлении новых сотрудников на должности, это постоянный мониторинг. Выделяют еще несколько видов:

• Текущий. Может быть организован в любой момент, по необходимости.
• Оперативный. Для обнаружения проблем и нарушений в той или иной сфере.
• Панельный. Периодический анализ в отношении одних и тех же сотрудников (отделов) с применением одних и тех же инструментов. Позволяет отследить динамику.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Мы не будем рассматривать, как проводит аудит консалтинговая организация на основании гражданско-правового договора, а остановимся на внутреннем аудите. Порядок его проведения зависит от целей. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры. В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита. В приказе же можно определить тему проверки.

Приведем примерный образец приказа.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная школа N 72»

16 мая 2012 года г. Нижний Новгород

Приказ N 42

о проведении кадрового аудита

Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,

Приказываю:

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу и предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» с 28 мая по 5 июня 2012 года.

2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

3. Включить в состав комиссии:

— заместителя директора по административно-хозяйственной работе Золотову О. Л.;

— учителя русского языка и литературы Парамонову В. С.;

— юрисконсульта Лопухова И. Р.

4. Представить отчет о проведенной проверке до 08.06.2012.

5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

Директор Комова /Л. В. Комова/

С приказом ознакомлены:

Волкова А. Г. 16.05.2012, Волкова

Золотова О. Л. 16.05.2012, Золотова

Парамонова В. С. 16.05.2012, Парамонова

Лопухов И. Р. 16.05.2012, Лопухов

Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию.

Помните, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. К таким документам относятся:

1. Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Постановлением N 1 унифицирована форма этого документа — Т-3. Отметим, что контролирующие органы, будь то государственная инспекция труда, прокуратура или налоговики, практически всегда его запрашивают: из расписания ясны структура учреждения, фонд оплаты труда, надбавки и доплаты работникам.

2. График отпусков. Обязательность данного документа не ставится под сомнение, так как в ст. 123 ТК РФ прямо говорится, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не менее чем за две недели до наступления нового года. Форма графика Т-7 также унифицирована Постановлением N 1.

3. Личные карточки — формы Т-2 и Т-2ГС (МС). Их обязательно ведут на каждого работника, так как с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке — в ней в силу п. 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

4. Личные дела. Обязанность по их ведению установлена для отдельных категорий работников, к которым относятся государственные гражданские служащие, муниципальные служащие, сотрудники таможенных органов и пр.

Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта. Например, для служащих г. Москвы он определен Указом мэра г. Москвы от 15.06.2011 N 44-УМ, а для государственных служащих г. Санкт-Петербурга — Постановлением Правительства г. Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773.

5. Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) также должен быть в каждом учреждении, поскольку ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Обратите внимание! Раньше органы государственной власти, управления государственных внебюджетных фондов, управления территориальных государственных внебюджетных фондов, местного самоуправления, бюджетные учреждения, органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы России, для учета рабочего времени пользовались табелем по форме 0504421, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н. Однако ввиду того, что он утратил силу с 01.01.2011 (Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н), применяется форма из Приказа Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н — 0301008, а это точная копия формы Т-13.

Кадровые документы, ведение которых обязательно

Наименование документа		Ссылка на нормативный акт
Трудовые книжки	На всех сотрудников (за исключением совместителей). Хранятся до увольнения сотрудника. Невостребованные — не менее 75 лет согласно Перечню, ст. 664	ТК РФ, ст. 66
Трудовые договоры	Со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников и т.д.). Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 657	ТК РФ, ст. 67
Штатное расписание	Утверждается приказом по основной деятельности. Изменения вносятся также при помощи таких приказов. С постоянным сроком хранения согласно Перечню, ст. 71	ТК РФ, ст. 57. Альбом N 1, форма Т-3
Приказы по основной деятельности	С постоянным сроком хранения согласно Перечню, п. «а» ст. 19	Альбом N 1, Инструкция к заполнению формы Т-3
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение)	Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 19	Альбом N 1, формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а. ТК РФ, ст. ст. 68, 62
Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске	Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 656	ТК РФ, ст. ст. 80, 128, 127, 122
Правила внутреннего трудового распорядка	Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, ст. 190 ТК РФ. Со сроком хранения 1 год после замены новыми согласно Перечню, ст. 773	ТК РФ, ст. 189
Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данным сотрудников	ТК РФ не устанавливает четкую форму оформления данных документов. Со сроком хранения 3 года после замены новыми согласно Перечню, ст. 655	ТК РФ, п. 8 ст. 86
График отпусков	Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Срок хранения — 1 год согласно Перечню, ст. 693	Альбом N 1, форма Т-7. ТК РФ, ст. 123
Приказы по отпускам	Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 19	Альбом N 1, форма Т-6, Т-6а
Личные карточки работников Т-2	На всех сотрудников организации, заполняются не позднее первого дня работы. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 658	Альбом N 1, форма Т-2
Табель учета рабочего времени	Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 586	Альбом N 1, форма Т-13. ТК РФ, ст. ст. 91, 99
Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год)	Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено. Со сроком хранения 5 лет после замены новыми согласно Перечню, ст. 411	ТК РФ, ст. 135

Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них

—-T——————T—————T————————————¬
¦ N ¦ Нарушение ¦ Что нарушили ¦ Оценка рисков при продолжении ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ данного нарушения ¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 1 ¦Выплата ¦ТК РФ, ¦Со стороны государственных органов ¦
¦ ¦заработной платы ¦ст. ст. 136, ¦либо в процессе трудового конфликта¦
¦ ¦один раз в месяц ¦236 ¦работодателю будет предъявлено ¦
¦ ¦без выплаты ¦ ¦обязательное требование выплатить ¦
¦ ¦компенсации ¦ ¦компенсацию за задержку заработной ¦
¦ ¦согласно ст. 236 ¦ ¦платы всем работникам с 2002 г. (с ¦
¦ ¦ТК РФ ¦ ¦момента вступления в действие ТК ¦
¦ ¦ ¦ ¦РФ). При этом за задержку выплат ¦
¦ ¦ ¦ ¦более 2 месяцев предусмотрена ¦
¦ ¦ ¦ ¦ответственность вплоть до уголовной¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 2 ¦Внутренние ¦ТК РФ, ¦Согласно ст. 8 ТК РФ локальные ¦
¦ ¦локальные ¦ст. ст. 136, ¦нормативные акты, принятые без ¦
¦ ¦нормативные акты ¦135, 190 ¦соблюдения установленного ст. 372 ¦
¦ ¦утверждены с ¦ ¦настоящего Кодекса порядка, учета ¦
¦ ¦нарушением ¦ ¦мнения представительного органа ¦
¦ ¦установленной в ¦ ¦работников, не подлежат применению.¦
¦ ¦трудовом ¦ ¦То есть применяемые локальные ¦
¦ ¦законодательстве ¦ ¦нормативные акты являются ¦
¦ ¦процедуры, т.е. ¦ ¦недействительными, что лишает ¦
¦ ¦без учета мнения ¦ ¦работодателя возможности применять ¦
¦ ¦представительного¦ ¦их ¦
¦ ¦органа ¦ ¦ ¦
L—+——————+—————+————————————

Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Таблица 4

Отдел персонала. Аудит учредительных документов

Поговорим о документах в отделе персонала.

У хорошего кадровика есть отдельная папка с ксерокопиями всех учредительных документов. Там лежат:

• копия Устава,

• копии ИНН, ОГРН,

• копия договора аренды на помещение,

• копия Решения о назначении генерального директора,

• приказ о назначении генерального директора,

• трудовой договор с генеральным директором и его должностная инструкция,

• документы об обучении по охране труда и пожаробезопасности.

Чтобы внутренний кадровый аудит был эффективным, нужно выполнить следующее:

• Прочитать Устав. Часто кадровик пишет в документах полное название компании, а затем — сокращенное. Читаешь Устав компании, а сведения о сокращенном названии — отсутствуют. Посмотрите внимательно: на какой срок назначают генерального директора, и кто заключает с ним трудовой договор.

• Посмотреть Решение, не пропустили ли вы сроки назначения генерального директора.

• Привести в соответствии с уставными документами трудовой договор с генеральным директором.

• Проверить документы по обучению охране труда. Сроки повторного обучения.

Получите доступ к демо-версии ilex на 7 дней

Организационный кадровый аудит — это изучение документации кадрового дела компании с целью выявления в ней несоответствий. Проверяется наличие кадровых документов и проводится их анализ.

Может возникнуть вопрос: «Как соотносятся между собой HR-консалтинг и аудит?». И то, и другое, похоже, связано с оказанием помощи отделу кадров в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но HR-консультирование, в отличие от аудита кадровых документов, обычно не является проверкой существующих документов. По сути, HR-консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадрового консультирования. Часто совсем наоборот. Наряду с услугой кадрового аудита предоставляется услуга кадрового консалтинга.

Персональные записи могут быть проверены в целом или выборочно.

Каждая компания время от времени сталкивается с официальными аудиторскими проверками. Визиты Государственной инспекции труда проходят в соответствии с графиком, который обычно составляется на год вперед. Это означает, что вы должны быть уведомлены о предстоящей проверке. Единственным исключением являются внеплановые посещения, которые могут быть результатом жалоб. Подготовиться к ним можно только одним способом: регулярно проводя профилактические мероприятия и исправляя выявленные в ходе них недостатки.

Это чрезвычайно полезная мера при подготовке к любой проверке. В конце концов, к отделу кадров предъявляются высокие требования. Намек на невнимательность, несоблюдение нормативных сроков, незнание последних изменений в законодательстве и другие ошибки, допущенные HR-специалистом или службой, могут привести к серьезным наказаниям — от штрафа до приостановки деятельности предприятия.

Проведение кадрового аудита организации важно, когда:

— Подготовка к государственному аудиту;
— Смена директора или сотрудника;
— Слияние, поглощение или другая реструктуризация;
— конфликтное увольнение (когда есть вероятность жалобы в регулирующие органы);
— Нормативные изменения.

Профессиональный внутренний аудит, организованный своевременно в рамках подготовки к внешнему аудиту, помогает:
— Выявление недостатков и ошибок в управлении документами;
— Найдите способы их быстрого устранения;
— Избегайте формальностей и штрафов. Или, если неровности слишком велики для быстрого исправления, свести размер ущерба к минимуму.

Но HR-аудит не следует рассматривать исключительно как способ подготовки к внешнему аудиту. Напротив, его следует ввести как постоянную практику!

При правильной организации это дает возможность:
— Привести документооборот в строгое соответствие с ФЗ и правилами ведения учета;
— Оптимизация расходов на управление персоналом;
— Проверьте эффективность работы отдела кадров;
— Оценить возможности отдельных подразделений;
— Выявление сотрудников с низкой производительностью;
— Определите «зоны риска» в кадровой политике. И найти варианты их преодоления;
— Сформулировать стратегию развития бизнеса.

Виды этой экспертизы можно классифицировать по нескольким факторам:

1. По способу организации:

— Внутренний. Его проводит сама компания: она назначает специалиста для поиска нарушений.
— Внешний аудит персонала. Это привлечение экспертов «со стороны». Профессиональные аудиторы оценивают деятельность всех отделов, проверяют, насколько хорошо организовано делопроизводство, приводят его в соответствие с нормативными актами.

2. По количеству информации:

— Solid. Это кадровый аудит всех документов. Эксперты оценивают задания по правилам внутреннего трудового распорядка и т.д.
— Местный. Обычно он требуется для конкретного подразделения или группы документов (например, только для расчета заработной платы или должностных инструкций).
— Цель. Это выборочная оценка конкретных сотрудников (анализу подлежат их организация труда и ведение документации).

3. В соответствии с уровнем анализа:

— Тактика. Применяется к документации, касающейся рядовых сотрудников и руководителей низшего звена.
— Управленческая. Сосредоточен на работе с документами, относящимися к менеджерам среднего звена.
— Стратегический. Это самый комплексный аудит персонала, который касается не только руководителей и менеджеров среднего звена, но и топ-менеджмента.

Период, необходимый для полного завершения такого аудита, должен также включать подготовительный период, обработку данных и составление заключения. Всего выделяется 5 этапов работ:

1. Подготовительный.
Это получение предварительных данных о деятельности, выбор подрядчиков, подписание контракта и т.д.

2. Стадия планирования.
Исполнитель определяет тему и тип аудита, разрабатывает подробный план и согласовывает его с клиентом.

3. анализ.
Изучать документы, обрабатывать полученную информацию.

4. Выводы.
Подрядчик подготовит отчет, а также план по преодолению выявленных проблем.

5. Поддержка.
Эксперты помогают клиенту установить качество работы и при необходимости исправить ошибки.

После осмотра клиент получает подробный письменный отчет, включающий:

— Обоснование для проведения расследования;
— Сроки;
— Данные о клиентах и контрагентах;
— Список отделов, сотрудников, по которым были проведены разбирательства;
— Использованные методы (интервью, изучение документов);
— Подробные результаты, выводы, рекомендации.

Время, необходимое для организации и проведения разбирательства, всегда рассчитывается индивидуально, в зависимости от особенностей деятельности, объема документации, выполняемых задач и типа контроля. Однако внутренняя организация может занять до месяца и более. На первый взгляд, кажется, что штатным сотрудникам будет проще заниматься документированием собственной деятельности. В действительности это не так: вовлеченность, интерес и знакомство с документами, включенными в план аудита, мешают, снижают надежность результатов и повышают вероятность ошибок по невнимательности.

— Мы всегда гарантируем результат в виде экономии ваших денег, времени и нервов! Если штрафы неизбежны или выше, чем предполагалось, мы берем их на себя, снижая стоимость наших услуг.
— Команда экспертов. В компании работают бывшие государственные инспекторы, которые понимают, как работает система!
— Профиль, посвященный трудовому праву. Мы работаем только в этой сфере, имеем большой опыт в решении проблем клиентов и внимательно следим за всеми обновлениями законодательства.
— Отзывчивость. Благодаря профессиональной команде, отработанным методикам и опыту мы быстро помогаем даже крупным клиентам.
— Репутация, осмотрительность, сервис. Мы ценим ваше доверие и делаем все, чтобы оправдать его.

Мы также предлагаем другие виды консультаций по трудовому праву: от консультационной поддержки отдельного проекта до полного сопровождения.

Подготавливаетесь к внешнему аудиту или хотите навести порядок в кадровой работе компании? Позвоните или напишите нам, чтобы выбрать дату консультации.

После завершения аудита персонала те, кто его проводил, составляют отчет о результатах аудита. В отчете о кадровом аудите представлены обнаруженные ошибки и меры, необходимые для их устранения, сделаны выводы о состоянии кадрового учета и рисках, которые он несет для компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке опишите результаты аудита обязательных кадровых документов компании (локальные нормативные акты, постановления по основной деятельности, графики занятости, графики отпусков и т.д.).

Во втором блоке опишите результаты проверки документов дела каждого сотрудника (трудовой договор, кадровая карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

В деятельности компании существуют следующие ситуации, когда необходимо провести аудит персонала:

• Сменился сотрудник отдела кадров, в обязанности которого входило ведение кадровой документации;
• если произошли изменения в законодательном и правовом регулировании кадровой деятельности;
• В руководстве компании произошли изменения;
• до проведения внешних аудитов.

Аудит HR проверяет и анализирует документы, связанные с деятельностью HR. Когда происходит смена кадров, целью аудита и оценки существующей системы управления персоналом является выявление и устранение ошибок в работе, что значительно облегчает введение в должность новых кадров.

Цель HR-аудита при внесении изменений в федеральные законы, кодексы и другие законодательные акты, регулирующие управление человеческими ресурсами, заключается в приведении существующей кадровой документации в соответствие с действующим законодательством. В случае изменений и несоответствия кадровых документов действующему законодательству, необходимые изменения и дополнения должны быть внесены своевременно.

Кадровые документы, которые должны быть доступны на предприятии, делятся на две группы. К первой группе относятся кадровые документы, наличие которых обязательно на каждом предприятии. Они должны быть доступны на каждом предприятии, независимо от его организационно-правовой формы и вида деятельности.

Как провести HR-аудит в компании

• Согласно статье 5 п. 2.27 Коллективного трудового договора, повторное нарушение законодательства должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет
• Споры с работниками могут привести к судебным разбирательствам, а затем к контролю со стороны прокуратуры и трудовой инспекции.

• Если в компании нет, например, правил внутреннего трудового распорядка — работник не может быть привлечен к ответственности за несоблюдение трудовой дисциплины по причине незнания требований организации
• Отсутствие должностных инструкций может, например, вызвать трудности при увольнении работника за невыполнение должностных обязанностей, поскольку будет трудно доказать, какие именно обязанности он не выполнил
• При отсутствии кадровых документов, обосновывающих определенные выплаты сотрудникам, а также из-за неправильного расчета среднего заработка — возникает репутационный риск (споры и конфликты сотрудников могут перерасти в судебные разбирательства)

Проводим внутренний кадровый аудит

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

Кадровые журналы, ведение которых обязательно

Наименование журнала		Ссылка на нормативный акт
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «в» ст. 695	Постановление N 225, п. п. 40 — 41. Постановление N 69
Приходно- расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	Если трудовая книжка выдается работнику впервые или оформляется вкладыш. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. «д» ст. 695	Постановление N 225, п. п. 40 — 41. Постановление N 69
Журнал учета проверок	Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 176	Закон N 294-ФЗ, п. 8 ст. 16

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Доверьте эту работу экспертам по трудовому праву 1C-WiseAdvice. Так вы потратите меньше времени и получите лучший результат. Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровых документов проводится на территории заказчика и включает в себя следующие основные этапы.

• Подготовительный

  На этом этапе определяется цель кадрового аудита, оценивается объем работ, прогнозируются сроки. Главными факторами, влияющими на объем и сроки, являются количество персонала и сфера деятельности компании.

• Основной

  На этом этапе составляется список кадровых документов для аудита. Основной перечень, включающий в себя такие основополагающие документы как штатное расписание, трудовые договоры, трудовые книжки, должностные инструкции, кадровые приказы, личные дела, может быть расширен в зависимости от направления работы компании. Далее выполняется непосредственно аудит – проверка наличия документов, анализ их на соответствие требованиям законодательства, взаимоувязку.

• Заключительный

  На этом этапе составляется отчет, в который вносятся все выявленные несоответствия. Ввиду отсутствия регламентированной законодательством формы для аудиторской отчетности по кадровому делопроизводству, заключение составляется в свободной форме в соответствии с пожеланиями и потребностями заказчика. Особое место в отчете занимают рекомендации по устранению недостатков.

Аудит кадровых документов: как провести самому

Стоит учитывать, что, в отличие от бухгалтерского, аудит кадровых документов в РФ законом никак не регламентирован. Поэтому руководителям и владельцам компаний стоит знать: внутренний аудит кадровой документации можно и нужно проводить, не дожидаясь предписаний контролирующих структур или объявления о грядущем визите трудовой инспекции. А в случае, если появление инспекторов в обозримом будущем все-таки планируется, такая процедура поможет к нему подготовиться и защитить свои интересы.

Внутренний аудит кадровых документов – это комплекс мер, в числе которых оценка локальных нормативных актов, отчетов, учетных книг на предмет юридической корректности и полноты. При этом многие недочеты и ошибки можно устранить сразу – во время проверки.

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг.

Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга. Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно.

Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем. При проверке трудовых книжек необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе. Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания.

Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Как проводится аудит персонала компании

Уточнения, которые были внесены в ТК РФ в 2018 г., затронули особенности проведения оценки соблюдения норм законодательства. Проверка, позволяющая избежать возможных претензий от ГИТ – кадровый аудит, помогает привести документацию в соответствие требованиям и снизить риск возможных штрафных санкций за нарушение норм ТК. Помогая привести кадровый учет в порядок, проверка и оценка позволяют свести к минимуму вероятность негативного результата при внеплановых визитах инспекторов.

Экспертная лаборатория «Экостар» готова объяснить, что такое кадровый аудит, и помочь с выполнением проверки. Благодаря нашей работе, вы избежите судебных исков, штрафов, жалоб. Звоните или заказывайте обратный звонок, чтобы узнать подробнее!

Выбирать время для проведения аудита руководитель организации может самостоятельно, оценив имеющиеся обстоятельства. Чтобы не допускать нарушений трудового законодательства, рекомендуется прибегать к проверке кадрового делопроизводства регулярно. Это существенно снижает риск штрафных санкций. Толчком к проведению процедуры становятся такие моменты:

• смена администрации организации или появление нового специалиста по кадрам;
• подготовка к плановой проверке;
• возможность внеплановой проверки со стороны ГИТ, если задерживалась заработная плата или увольнение сотрудника не прошло без конфликта.

Внешней причиной могут послужить изменения, которые были внесены в законодательство.

Аудит делопроизводства в организации классифицируется по нескольким параметрам:

• в зависимости от периодичности выполнения он может быть текущим, регулярным, панельным или оперативным;
• по полноте исследования он делится на полную и локальную процедуры;
• по способу проведения может быть внешним и внутренним;
• по уровню бывает управленческим, когда исследование акцентируется на линейных менеджерах, стратегическим – когда проводится аудит руководящего состава, тактическим – если фокус на службе управления штатом;
• по методике – комплексным, тематическим или выборочным.

В зависимости от того, какой тип проверки выбран руководителем организации, она может занимать 1-21 суток.

Корректно проведенная проверка позволяет получить представление о структуре управленческого персонала и кадровой обеспеченности организации, дать оценку эффективности выбранного стиля управления.

Кадровый аудит в организации проводится поэтапно:

1. Начинается проверка документации. У любой организации обязательно должен присутствовать определенный пакет документов, включающий труддоговора, правила внутреннего распорядка, документацию по зарплате, инструкции по ОТ, графики отпусков, трудовые книжки, личные карточки персонала и прочее. Все они разрабатываются согласно определенным требованиям.
2. Экспертиза собранной документации. На этом этапе устанавливается, насколько корректно заполнены бумаги, соответствуют ли они нормам законодательства.
3. Аудит ПО. Компании работают с определенными программами, потому требуется провести их проверку, порядок доступа к ним, полномочия персонала и возможности несанкционированного проникновения.
4. Оформление итогов. Отчет по результатам кадрового аудита должен описывать риски для организации на основании выявленных ошибок. В него включается описание всех проведенных операций. Экспертное заключение представляет собой два блока, в которых содержится информация о проверке документации и сведенья по каждому сотруднику.

Можно выявить, необходимо ли работникам компании дополнительное обучение, и оценить, каков социально-психологический климат в организации.

Кадровый аудит проводит как отдельный сотрудник, так и целый отдел, занимающийся непосредственно кадровым аудитом — зависит от конкретного рабочего предприятия, количества сотрудников и того — насколько остра нужда в аудите.

Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.

Проводим кадровый аудит пошагово

Как и любая проверка, кадровый аудит имеет несколько этапов:

• начало;
• этапы проведения;
• конец ревизии;
• подведение итогов.

Рассмотрим каждый шаг более детально:

Шаг 1. Определяемся со сферой проверки — что смотрят при аудите кадровых документов в организации назначенные ревизоры.

Проверка бывает:

• сплошной, при которой подлежат ревизии абсолютно все документы в эйчар-службе. Следует помнить, что есть обязательные к ведению документы, такие как приказы по основной деятельности, график отпусков, табели учета рабочего времени и т. д., а существуют дополнительные локальные акты, принимаемые на предприятии для функционирования собственной деятельности и взаимоотношения с коллективом. Наглядным примером здесь выступает коллективный договор;
• выборочной, когда ревизии подлежит только определенное направление: проверка ведения карточек Т-2, документов воинского учета и т. д.

Шаг 2. Определяем период проверки. Он бывает:

• 3 года — по общему правилу;
• по утвержденному плану проведения ревизий;
• по усмотрению руководителя.

Шаг 3. Выбираем ревизоров, т. е. персональный состав проверяющих. Здесь стоит задуматься об объеме проверки. Если документов большое количество, как документация завода, одним специалистом точно не справиться, следует предусмотреть систему проверок кадровой службы с помощью ревизионной комиссии.

Шаг 4. Составляем, утверждаем локальные документы, подтверждающие легитимность ревизии: приказ или иной документ, принятый в документообороте организации. Знакомим под подпись с документом всех лиц, поименованных в приказе, начальника проверяемого подразделения или иного лица, исполняющего его обязанности, вышестоящее лицо, курирующее эту службу.

Документы, которые проверяются

Список необходимых кадровых документов законом не утвержден, однако существует негласный перечень локальных актов, которые проверяются контролирующими органами: прокуратурой, трудовой инспекцией, ведомственным контролем и т. п.

Список необходимых документов, которые ведутся на каждом предприятии вне зависимости от правовой формы и подлежат кадровому аудиту, следующий:

• трудовые договоры с дополнительными соглашениями с работающими в компании. Напомним, что этот документ составляется в течение 3 дней с момента трудоустройства в письменном виде в 2 экземплярах, один из которых отдается на руки работнику. Документ должен содержать основные положения по трудовой деятельности сотрудника, включая место и режим рабочего времени, систему оплаты труда, льготы, гарантии и компенсации и иные существенные условия;
• личные карточки работников, которые ведутся по форме Т-2 или в иной форме, разработанной на предприятии;
• трудовые книжки, в которых при кадровом аудите проверяют правильность и корректность внесения записей (формулировка должна быть в точном соответствии с нормами ТК РФ, проставлены печати и подписи руководителя). Помимо этого, проверяется способ хранения трудовых — они должны находиться в сейфе. Дополнительно подлежит аудиту журнал учета движения труд. книжек, в нем должны быть отметки о выдаче книжки на руки, если сотрудник прекратил свои трудовые отношения с работодателем;
• уведомления работающих о выборе формы труд. книжки с отметкой о получении уведомления со стороны сотрудника компании;
• штатное расписание, в котором указан численный кадровый состав с разбивкой по структурным подразделениям и должностям;
• приказы по основной деятельности, в которых проверяется корректность составления и наличие подписей и дат ознакомления с работником;
• правила внутреннего труд. распорядка должны содержать все существенные условия работы в компании: правила приема, увольнения, режим труда, гарантии и льготы, права и обязанности работника и работодателя и т. д. С точки зрения ТК РФ, составление этого документа является обязательным (ст. 189 ТК РФ);
• положение по оплате труда устанавливает принцип начисления зарплаты;
• график отпусков — обязательный документ, ст. 123 ТК РФ;
• табель учета раб. времени (ст. 91 ТК РФ);
• иные документы.

Дополнительно подлежат кадровому аудиту документы по персонифицированному учету и защите информации, к которым относятся:

• положение о перс. данных — разрабатывается в каждой компании, содержит перечень персональных данных, правила их обработки, порядок передачи 3 лицам и т. д. (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ);
• согласие на обработку персданных и т. д.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Похожие записи:

• Льготы многодетным семьям в 2024 году в Тверской области
• Документы на шенгенскую визу в Грецию в 2024 году
• Выезд на автобусную полосу штраф в 2024 году