Можно ли выдавать путевой лист на ИП на месяц в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли выдавать путевой лист на ИП на месяц в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ответственность за отсутствие путевого листа несет только водитель. Индивидуальные предприниматели, должностные и юридические лица несут ответственность за неправильно оформленный документ. Все дело в том, что отсутствие путевки свидетельствует о том, что медицинский осмотр водителя и технический осмотр автомобиля не были проведены соответствующим образом.
Изменения в форме ПЛ для индивидуального предпринимателя с 1 сентября 2023 года
Согласно Приказу Минтранса № 390, с 1 марта 2023 года действуют новые правила создания и оформления путевого листа для ИП. Давайте разберём каждое из них:
- Путевой лист должен быть полностью сформирован до отъезда транспорта в рейс.
- Если водитель работает не одну смену, а выездов несколько, ему необходимо заполнить единый ПЛ на все поездки.
- Изменён список обязательных реквизитов, которые должны быть в путевом листе (об этом поговорим ниже).
- Показания одометра становятся важным пунктом в ПЛ.
- Оформить путевой лист можно в двух вариантах – бумажном и электронном.
III. Перевозки с нарушением требований медосмотров водителей и технического контроля состояния ТС
Вышеназванная статья КоАП РФ за эти два вида нарушений устанавливает следующую ответственность:
- за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств административный штраф налагается на граждан в размере 3 000 рублей; на должностных лиц – 5 000 рублей; на юридических лиц и ИП – 30 000 рублей (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ);
- за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств административный штраф налагается на граждан в размере 3 000 рублей; на должностных лиц – 5 000 рублей; на юридических лиц и ИП – 30 000 рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
IV. Допуск водителя к работе без обязательного медосмотра
Инспекторов труда заинтересует допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров и обязательных медицинских осмотров в начале рабочего дня (смены), а также при наличии медицинских противопоказаний (ч. 1 ст. 23.12). За такое нарушение ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц и ИП в размере от 15 000 до 25 000 рублей; на юридических лиц – от 110 000 до 130 000 рублей.
При повторном нарушении такого рода, допущенном лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, штраф на должностных лиц вырастает до 30 000 – 40 000 рублей (нарушитель также может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет). ИП может быть оштрафован на такую же сумму; организация поплатится штрафом в размере от 100 000 до 200 000 рублей. Альтернативное наказание юрлица или ИП — административное приостановление судом деятельности на срок до девяноста суток (ч. 5 ст. 5.27.1, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).
Повторным нарушением будет считаться деяние, совершенное в период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию, т. е., в течение 1 года со дня окончания исполнения постановления о назначении административного наказания за предыдущее аналогичное нарушение (пп. 2 ч. 1 ст. 4.3, ч. 1 ст. 4.6 КоАП РФ).
Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:
- срок действия путевого листа;
- лицо, оформившем путевой лист;
- транспортное средство;
- водитель (водители) транспортного средства;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.
Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:
- полное наименование,
- адрес в пределах местонахождения,
- номер телефона,
- ОГРН.
Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:
- фамилию, имя, отчество (при наличии),
- адрес регистрации по месту жительства,
- номер телефона,
- ОГРН.
Приказом вводится классификация видов перевозки:
- коммерческие перевозки;
- перевозки для собственных нужд;
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
Обязательные реквизиты путевого листа
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно
Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?
Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.
Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.
Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.
Путевой лист на несколько дней, водителей: правила оформления
То есть путевой лист на несколько дней оформить можно, но только если водитель едет в многодневный рейс. В этом случае в путевом листе нужно указать даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. Срок действия такого путевого листа не ограничен. Напомним, что ранее максимальный срок действия ПЛ был месяц.
В 2023-2023 годах по мнению Минтранса, высказанному в письме от 04.04.2023 № Д3-514-ПГ, можно было выдавать один путевой лист на всех водителей, работающих на одном автомобиле в течение смены. Запрета на это в приказе Минтранса «Об обязательных реквизитах ПЛ» от 18.09.2008 № 152 не было. Главное, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из них.
Как оформить путевой лист на месяц
- фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
- регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
- определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
- подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
- позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.
Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину заполнить сразу нескольких путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в . Оформленные документы нужно хранить в течение 5 лет.
- тип транспортного средства (легковой/грузовой автомобиль и др.)
- государственный регистрационный знак
- показания одометра при выезде и возвращении
- дата и время выезда/возвращения
- дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства
При выезде и возвращении автомобиля в гараж документ проверяет механик или иной сотрудник, отвечающий за эксплуатацию транспортных средств. Этот работник проверяет показания одометра, расход топлива и прочие показатели. Затем ставит свою подпись, ФИО или штамп.
В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.
Кто же выдает путевой лист самозанятому?
Юристы отвечают на этот вопрос следующим образом. Заказчику (юридическому лицу, ИП) не нужно оформлять путевой лист. Эта обязанность лежит на владельце транспортного средства. Опят встает вопрос: как же оформить ПЛ самозанятому гражданину, если он не имеет на это право?
Закон, регулирующий институт самозанятости, еще не доведен до совершенства и существует разрозненность отраслевых правовых норм. Тем, кто хочет заниматься грузоперевозками, юристы рекомендуют поступить следующим образом. Не стоит ограничиваться только регистрацией в приложении «Мое дело» для получения статуса плательщика НПД. Если хотите заниматься грузоперевозками, зарегистрируйтесь в качестве ИП, а далее перейдите на режим «Налог на профессиональную деятельность».
Такой подход позволит «убить сразу двух зайцев»:
- ИП на НПД может оформлять себе путевые листы.
- Появится возможность оформления всех необходимых сопроводительных документов: акта, чека об оплате услуги, транспортной накладной. Чек нужен обеим сторонам: самозанятому и организации-заказчику. Самозанятый гражданин загрузит его в приложение «Мое дело» для отчетности перед налоговым органом. Заказчик, в свою очередь, сможет использовать чек при уменьшении налогооблагаемой базы.
На выплату административного штрафа дают 60 дней с момента вынесения постановления. Чтобы сэкономить, воспользуйтесь ст. 32.2 ч. 1.3. КоАП РФ. Согласно с регламентом, если произведете оплату в первые 20 дней, сумма уменьшается вдвое.
В случае, когда извещение получено позже двадцатидневного срока, для восстановления справедливости можно обратиться в суд. При больших суммах штрафа, терять эту привилегию не стоит. Когда в судебном порядке разрешена отсрочка или выплата по частям, придется заплатить полную сумму. В этих обстоятельствах скидка не действует.
Совет: Сохраняйте реквизиты, подтверждающие оплату, пока не убедитесь, что данные внесены в базу. В противном случае пришлют повторное извещение. Тогда придется собирать доказательства о проведенном платеже постфактум.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
-
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
-
Таблица, в которой указывают:
- номер путевого листа и дату его выдачи,
- данные водителя и его табельный номер,
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.
На сколько дней выдается путевой лист
Раньше, на заре предпринимательской деятельности, путевые листы вообще не выписывали. Потом этот непорядок исправили. И сейчас путевые листы выписываются всем водителям любого транспортного средства как юридическими лицами, так и индивидуальными предпринимателями. Путевой лист — очень важный документ, заполняющийся по статистически утвержденной форме. Он содержит ряд необходимых сведений, например, номер листа, наименование предприятия, ФИО водителя, название транспортного средства и информация о нем и, конечно, срок действия путевого листа.
В законе в 2020 году известно, что путевой лст выдаваться может на один день, либо на срок до одного месяца, то есть изменений не произошло. Не требуется путевой лист физическому лицу, при использованиии транспорта в собственных целях или передается другому физлицу по доверенности.Также нет необходимости иметь путевой лист если авто принадлежит юридическому лицу и юрид. лицо не требует учет расхода бензина.
На какой срок оформляется путевой лист
Тут все напрямую зависит от номера формы путевого листа. Так форма № 3 — только на срок не более одного рабочего дня или одной рабочей смены.
Однако более длительный срок может быть оформлен только в случае отправления водителя в командировку. Это обозначено в постановлении № 78. а вот постановление № 152 прописывает оформление путевого листа на срок до месяца.
Отсюда можно сделать вывод, что предприятие не занимающееся перевозками любых форматов имеет право оформлять путевой лист в пределах одного календарного месяца.
Важно! В случае действия период годности путевого листа, транспортное средство эксплуатируется посменно разными водителями — выписывается разные путевые листы на каждого из них.
Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.
Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.
Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.
Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.
Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.
Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.
Как заполнять электронные путевые листы по новым правилам
В проекте приказа предложен новый порядок заполнения электронных путевых листов. Если приказ подпишут в существующем виде, то оформлять ПЛ будет необходимо по следующим правилам.
Путевой лист оформляется в электронном виде до выпуска автомобиля на линию. Можно оформлять несколько ПЛ на один автомобиль, если на нём работают несколько водителей.
Путевые листы оформляет владелец ТС на каждый автомобиль, который используется в пассажирских и грузоперевозках в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
Даты, время и результат проведения медосмотра водителя в путевом листе указывает медицинский работник, проводивший осмотр, и подписывает своей УКЭП.
В качестве результата проведения медицинского осмотра водителя в электронном ПЛ предусмотрены следующие отметки:
- «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» — проставляется в случае отсутствия заболеваний и следов алкогольного или наркотического опьянения;
- «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей не допущен» — проставляется при обнаружении заболевания или признаков опьянения с указанием этих признаков;
- «прошёл послесменный, послерейсовый медицинский осмотр, признаки воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения не выявлены»;
- «прошёл послесменный, послерейсовый медицинский осмотр, выявлены признаки воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения» — в этом случае указываются выявленные признаки.
Дата и время предсменного техосмотра и выпуска автомобиля на линию проставляются лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, и подписываются его УКЭП.
В результате проведённого техосмотра в путевом листе указываются отметки:
- «выпуск на линию разрешён», если ТС соответствует требованиям, закреплённым в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
- «выпуск на линию не разрешён», если при техосмотре ТС обнаружились несоответствия этим требованиям.
I. Обновление правил оформления путевых листов с 01.09.2023
С 1 сентября 2023 г. Минтранс уже второй раз за текущий год меняет правила оформления (формирования) путевых листов.
Главные нововведения для организаций и ИП, эксплуатирующих автотранспорт, таковы:
| Реквизиты путевого листа | Правила, действующие с 01.09.2023 | Норма Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 |
|---|---|---|
| Сведения о водителе | Помимо ФИО и данных о проведении обязательного предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра следует указывать:
|
п. 6 Состава сведений путевого листа |
| Срок действия путевого листа | Уточнено, что допустимо:
|
п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 3 Состава сведений путевого листа |
| Данные о медосмотре | Больше не требуется указывать серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров. Это совершенно не означает, что лицензия становится не нужна. Предсменные, предрейсовые, послесменные, послерейсовые медицинские осмотры, медицинские осмотры в течение рабочего дня (смены) проводятся только медицинскими работниками, имеющими высшее и (или) среднее профессиональное медицинское образование, медицинской организации или иной организации, осуществляющей медицинскую деятельность, в том числе медицинским работником, состоящим в штате работодателя, при наличии лицензии на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей выполнение работ (услуг) по медицинским осмотрам (предсменным, предрейсовым, послесменным, послерейсовым). |
п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 6 Приложения к приказу Минздрава России от 30.05.2023 № 266н |
| Медосмотр водителя (предсменный, предрейсовый, послесменный, послерейсовый) может проводиться дистанционно методами телемедицины с внесением результатов в путевой лист. Медицинские работники, проводящие такого рода медосмотры, должны соответствовать требованиям, предусмотренным Постановлением Правительства РФ № 866, а необходимые сведения о них должны быть внесены в Федеральный регистр медработников. |
п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 7 -9 Особенностей проведения медосмотров с использованием дистанционных технологий, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.05.2023 № 866 | |
| Внесение изменений в данные путевого листа | Допускается внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, в случае формирования электронного путевого листа. | п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа |
Когда могут выписать штраф за путевой лист
Отсутствие путевого листа у водителя грозит штрафом за административное нарушение. Также получить штраф можно в следующих случаях:
- за неправильно оформленный путевой лист (отсутствие каких-либо сведений);
- за то, что затраты на ГМС не подтверждаются путевками;
- за отсутствие предрейсового медосмотра водителя и выпуск на линию (в том числе и за то, что дата осмотра, подпись и штамп медработника, осуществляющего медосмотр, не указаны в путевом листе);
- за отсутствие информации о техническом осмотре авто (не указана дата последнего осмотра и/или нет подписи лица, контролирующего состояние автомобиля).
Проверить путевой лист может не только ГИБДД, но так же Трудовая инспекция и ФНС. Инспекция труда проверяет соблюдение режима труда и отдыха водителей. Налоговая же проверяет правильность учета затрат при расчете налога на прибыль. В целом, каждая из перечисленных организаций может оштрафовать за отсутствие путевки, но за движение без путевого листа непосредственно во время поездки можно получить штраф только от ГИБДД.