Как работать с дебиторской задолженностью техники и приемы эффективного

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работать с дебиторской задолженностью техники и приемы эффективного». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Этапы работы с дебиторской задолженностью

Работу по возврату дебиторской задолженности можно условно разделить на несколько этапов:

1. Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.
2. Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д.
3. Осуществление контроля над своевременностью выполнения обязательств дебиторами.
4. Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения).
5. Активные действия по взысканию задолженности в судебном порядке или продажа долга.
6. Списание безнадежной дебиторской задолженности.

Цели и задачи управления дебиторской задолженностью: зачем это все

Главная цель в управлении дебиторской задолженностью сводится к тому, чтобы:

• сократить ее до минимума;
• избежать просроченных сумм.

Первое важно, потому что дебиторка – это хоть и активы компании, но выходит так, что временно они работают не на нее, а на контрагента. К примеру, организация отгрузила товар покупателю с отсрочкой платежа в две недели. В эти полмесяца у контрагента уже есть товар и еще не отданы деньги. А продавец довольствуется лишь записью на бухгалтерскому счете о том, что ему должны. Очевидно: в такой ситуации выигрывает дебитор.

Второе необходимо, потому что если уж текущий долг не особенно выгоден кредитору, то просроченная оплата – и подавно. Ведь у организации есть собственные обязательства. Как правило, они погашаются за счет возвращенной дебиторской задолженности. А если она не поступает в срок, значит, компании придется самой превращаться в не платящего вовремя должника, либо срочно изыскивать источники покрытия своей кредиторской задолженности, к примеру, брать кредит.

Цель определяет задачи управления долгами. Вот они:

• еще до подписания договора навести справки о потенциальном покупателе и решить, стоит ли отгружать ему продукцию или оказывать услуги с отсрочкой. А если это поставщик, то разумно ли платить ему наперед;
• решить, сколько времени компания готова ждать денег от своих покупателей. Заодно продумать, как будут варьироваться эти сроки в зависимости от типа контрагента, например, перспективности сотрудничества или имеющегося опыта работы с ним;
• продумать, как стимулировать контрагентов на досрочную оплату. Речь про скидки и прочие лояльности в обмен на скорейшее пополнение денежного оборота;
• закрепить систему контроля и ответственности по просроченным долгам. Сюда относятся напоминания контрагентам о приближающейся дате оплаты, подготовка претензий тем, кто решил пока не платить, поход в суд за правдой или продажа долгов коллекторам;
• автоматизировать процесс отслеживания дебиторки с момента появления ее на балансе до даты закрытия. Организовать аналитику в разрезе контрагентов, счетов, временных периодов, ответственных лиц и т.п.;
• установить критерии для оценки эффективности управления дебиторкой, чтобы понимать: работает система или дает серьезные сбои и надо что-то менять.

Пункты в договоре для профилактики задолженности

Если ваша компания может себе позволить работать со своими клиентами на условиях постоплаты и практикует отсрочку клиентского платежа, то первое необходимо сделать — заранее предусмотреть в договоре пункты, которые позволят вам минимизировать риски при работе с дебиторской задолженностью:

• Пункт о количестве дней отсрочки платежа. Этот пункт договора должен максимально конкретизировать крайний срок поступления оплаты от контрагента. Идеально, если это будет конкретная календарная дата, либо указание дней отсрочки платежа в календарных днях (можно указать, конечно, и в рабочих днях, но для вас такая формулировка усложнит расчет даты оплаты, т. к. придется учитывать все нерабочие, выходные, праздничные дни, тоже самое касается и т. н. «банковских дней» — достаточно вспомнить опыт пандемии, когда из-за «нерабочих дней» многие компании пытались воспользоваться пунктом об отсрочке оплаты только в рабочие дни).
• Пункт об исполнении сторонами обязательств по договору и принятии товаров, работ, услуг по договору к учету. Этот пункт рекомендуется изложить в редакции, которая позволит вам считать ваши обязательства исполненными при минимальном количестве трудозатрат с вашей стороны. Примером может служить направление клиенту по электронной почте, указанной им в договоре, актов в электронном виде, и в случае, если от клиента нет возражений в NN-дневный срок, то работы и услуги считаются выполненными, а акты подписанными. Главное, в договоре четко должны быть прописаны электронные адреса сторон, с которых будет вестись переписка, а также необходимо изложить такая переписка имеет юридическую силу и приравнивается к документообороту.
• Избегать двусмысленности понятий и терминов. Если ваш договор объемный и содержит термины, то их необходимо конкретизировать и дать определения, которые исчерпывающе их истолковывают.
• Желательно указать именно считается фактом оплаты (исполнением финансовых обязательств клиентом). Идеальный вариант, если этот пункт будет изложен в редакции, отражающей зачисление средств на ваш расчетный счет (не на корреспондентский счет вашего банка и не списание денежных средств с расчетного счета клиента — такие формулировки могут стать «ловушкой», когда ваш клиент предоставит вам платежное поручение с отметкой своего банка, а денежные средства по каким-то причинам (например, отзыв лицензии его банка) на ваш расчетный счет так и не поступят). Также, если вы работаете с кассой, то можно изложить вариант оплаты, когда внесение денежных средств в вашу кассу контрагентом также считается исполнением им финансовых обязательств перед вашей компанией.
• Пункт о начислении неустойки по договору. Стандартная практика, мотивирующая контрагента своевременно исполнять договорные обязательства, т. к. договором может быть установлено начисление неустойки (пени), например, в виде % задолженности за каждый календарный день просрочки платежа.
• Пункт о подсудности и месте рассмотрения споров по договору. Рекомендуется указать арбитражный суд вашего региона во избежание дополнительных расходов (в первую очередь транспортных) в случае рассмотрения споров в суде.
• Стандартный, но не менее важный пункт о сроке действия договора, который бы конкретизировал даже при наступлении срока окончания договора, финансовые обязательства контрагента не прекращаются до тех пор, пока они не будут исполнены им в полном объеме.

Почему контрагенты не платят вовремя

Компании обычно объясняют неоплату счета в срок примерно одинаково. «Не видели счет, пришлите еще раз», «Да, действительно, странно, отправим в бухгалтерию», «Мы отправили в бухгалтерию, когда они оплатят — не знаем», «Генеральный директор в отпуске, некому подписать платежку». Кстати, именно такое невнимательное отношение к счетам — первый показатель плохой финансовой дисциплины, так что будьте бдительны.

Но бывают и объективные сложности. Например, иногда нам отвечают: «Подождите, пожалуйста, у нас заблокировали счет». Зная, как сурова бывает налоговая служба, мы к таким ситуациям относимся с пониманием: интересуемся, когда планируется разблокировка, и спокойно ждем.

Обычно мы даем контрагентам срок оплаты 10 дней с момента первого напоминания. Практика показывает: с теми, кто не оплатил счет в течение недели после истечения срока оплаты, скорее всего, будут проблемы. Тех, кто не оплатил в течение 25 дней с момента выставления счета, можно смело назвать недобросовестными клиентами. Их имеет смысл переводить на предоплатную систему.

Шаг 3. Устанавливаем стоимость дебиторской задолженности

Не менее важно, чтобы у всех сотрудников компании, а особенно у сотрудников коммерческой службы, было понимание, что «дебиторка – это не бесплатно». Иначе возникает огромный соблазн выполнять планы продаж за счет неконтролируемого роста ДЗ, обосновывая все это и плановым ростом продаж, и увеличением отсрочки.

Стоимость дебиторской задолженности рассчитываем по формуле Cost ДЗ = ДЗ * %% стоимости капитала, где

ДЗ – средняя ДЗ по периоду: (ДЗ на начало + ДЗ на конец)/2;

%% – стоимость капитала (здесь уже выбор компании, как определять стоимость капитала: либо WACC, либо стоимость кредитования).

Этот расчет применим как к общему объему ДЗ, так и к задолженности конкретного клиента.

Построение системы учета и контроля дебиторской задолженности

Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация:

• данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;
• время просрочки платежа по каждому из счетов;
• размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;
• кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).

Личный опыт
Антон Ходарев, финансовый директор компании “Русский уголь” (Москва)
Можно порекомендовать при управлении дебиторской задолженностью также учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед вашим дебитором. Зачастую оказывается, что можно провести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность. В нашей компании такими взаимозачетами погашается порядка 5-6% текущей дебиторской задолженности.
В большинстве случаев такая информация может быть получена путем доработки настроек системы бухгалтерского учета. Но прежде чем приступать к доработке типовых установок бухгалтерских программ, следует определить принципы контроля сроков исполнения обязательств компаниями-дебиторами.

Таблица 2 Критический срок оплаты по выставленным счетам для ООО “Покупатель” на 12.02.05

№ счета-фактуры	Дата	Сумма, тыс. руб.	Дата отгрузки	Стоимость отгруженной продукции, тыс. руб.	Условия оплаты	Время в пути, дн.	Отсрочка по договору, дн.	Критический срок оплаты
103	25.12.04	100	27.12.04	100	От даты получения	12	5	13.01.05
109	27.12.04	600	29.12.04	200	От даты отгрузки	–	10	08.01.05
29.12.04	200	–	15	13.01.05
29.12.04	150	–	20	18.01.05
29.12.04	50	–	25	23.01.05
141	03.01.05	650	08.01.05	650	От даты получения	2	10	20.01.05
09.01.05	150	12	10	31.01.05

Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской

Если дебиторская задолженность – это деньги, которые должны вам контрагенты, то кредиторская задолженность – это сумма, которую ваша компания должна другим фирмам.

Сравним кредиторскую и дебиторскую задолженности на примерах.

Дебиторка	Кредиторка
Предоплата за покупки, услуги, работы	Долги перед поставщиками за отгруженные товары, выполненные работы или услуги
Отсрочка оплаты за уже выполненные обязательства	Полученные от поставщиков авансы
Налоги, сборы, соц. взносы, переплаченные государству	Налоги, соц. взносы, сборы, которые не были оплачены в положенный срок, и санкции по ним
Займы, выданные контрагентам или сотрудникам компании	Финансовые обязательства по исполнительным листам, которые были проигнорированы
Переплаты по отпускным, заработной плате и пр.	Задолженности по взятым займам, кредитам, овердрафтам
Подотчетные суммы, выданные работникам	Задолженности по зарплате и другим выплатам перед работниками

Как уменьшить дебиторскую задолженность

Дебиторскую задолженность можно обеспечить или продать. Продавать не очень выгодно, потому что обычно она продаётся гораздо ниже суммы задолженности. Первый вариант является более грамотным с точки зрения управления.

1. Как обеспечить дебиторскую задолженность. Делается это на этапе заключения договора.

• Найдите поручителя — третье лицо со стороны дебитора, которое будет обязано выплатить задолженность, если дебитор не сможет сам вернуть вам деньги.
• Оформите залог — дебитор может предложить для этого своё имущество, чтобы обеспечить долг. Если дебитор не вернёт его, то вы сможете продать заложенное им имущество и вернуть таким образом деньги.

1. Как продать дебиторскую задолженность. Сделать это можно с помощью цессии, факторинга или векселя.

• Цессия — это договор, по которому вы передаёте задолженность вашего контрагента другой компании. То есть перестаёте быть его кредитором.
• Факторинг — это услуга, по которой вы передаёте задолженность контрагента факторинговой компании. Она выплачивает вам долг, а вы за это платите процент. Должник же будет возвращать деньги уже не вам, а факторинговой компании.
• Вексель — это ценная бумага, по которой вы имеете право требовать с должника возврата суммы долга в определённый срок. Обычно такую бумагу делает должник, как бы подтверждая своё намерение оплаты. Вексель можно продать другой компании.

Анализ дебиторской задолженности предприятия на примере

Основные показатели, которые определяет анализ:

• динамика;
• состав задолженности;
• сроки.

В случае с дебиторской задолженностью следует обратить особое внимание на факторы, выявляющие:

• недостатчи;
• неоправданные затраты;
• несвоевременного погашения счётов заказчиками.

Общая последовательность действий

Для начала определим цели (желательно в денежном или процентном выражении) работы с дебиторской задолженностью (ДЗ). Затем пропишем этапы ее организации. Как правило, их 4:

• до того как ДЗ образовалась;
• во время ее образования;
• до стадии, когда задолженность стала проблемной;
• после того, как проблемная ДЗ стала накапливаться.

Для всех этапов этой работы необходимо:

• разработать алгоритм действий;
• регламентировать эти процессы в удобной и понятной форме;
• определить показатели для контроля процесса работы с ДЗ.

Затем надо довести регламенты до сотрудников, организовать их обучение, внести необходимые изменения в систему мотивации с учетом новой схемы работы с ДЗ.

После этих процедур, начинается непосредственно работа по разработанному регламенту:

• установление плановых значений показателей с учетом целей, определенных на первом этапе;
• измерение и контроль показателей;
• корректировка хода процесса;
• изменение процесса работы.

Итак, вы установили цель процесса работы с ДЗ. Например, «Недопущение образования проблемной ДЗ в размере большем чем ХХ% от общей суммы ДЗ».

Подразумевается, что при соблюдении правил в части порядка предоставления торгового кредита, сроков предоставления, размеров торгового кредита и т.д. коммерческие риски компании сведены к минимуму, а все возможные отклонения отрабатываются участниками процесса. В результате проблемной становится минимальная часть от общей суммы ДЗ.

Основными оценочными показателями процесса будут:

• доля проблемной ДЗ;
• количество случаев нарушения правил работы с ДЗ (отклонения от установленного процесса).

Конечно, для контроля и оценки, а также мотивации персонала, можно использовать и другие показатели, которые уже зависят от конкретного алгоритма процесса.

ЧТО ТАКОЕ ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕНОСТЬ

Напомним, что дебиторская задолженность – это долги, причитающиеся организации от других компаний по итогам хозяйственных взаимоотношений с ними.

Дебиторская задолженность является частью имущества предприятия, а ее взыскание – имущественным правом кредитора.

В чем ее значение для обеих сторон отношений:

• должник получает дополнительные бесплатные оборотные средства;
• кредитор расширяет рынок сбыта товаров, работ, услуг.

Неуплату долга объясняют разнообразные обстоятельства:

• уклонение дебитора от выплаты денежных сумм;
• неплатежеспособность должника;
• споры компаний по поводу взаимных обязательств.

Таким образом, в целом дебиторские долги необходимы и важны, но некоторые их виды существенно затрудняют деятельность компании-кредитора, поэтому требуют внимания руководства предприятия.

Каждая компания имеет дело с дебиторской задолженностью, поэтому руководитель и ответственные сотрудники компании должны знать методы управления дебиторскими долгами и использовать подходящие способы взыскания «дебиторки».

Судебные споры о взыскании дебиторской задолженности – одна из наиболее популярных категорий судебных дел. Однако наша профессиональная помощь в работе с дебиторской задолженностью не сводится к написанию иска, поскольку инициирование судебного разбирательства не всегда является наиболее адекватным и приемлемым способом взыскания долга. Каждый случай имеет нюансы.

По этой причине, обратившись к нам, вы можете рассчитывать не только на составление требуемых бухгалтерских и юридических документов, но и на комплексный анализ ситуации с алгоритмом ваших возможных действий и рекомендацией наилучшей стратегии.

Регулирование дебиторской задолженности начинается с момента заключения сделки.

Финансовый менеджер должен определить порядок расчетов по договору, то есть размер предоплаты, сроки оплаты, моменты возникновения обязательств. Поступления от покупателя должны покрывать прямые затраты на продукцию.

Нельзя продавать изделие за 40% предоплаты, если прямые затраты на него составляют 60%. Установите аванс в размере 60% от цены, и вы сможете обосновать контрагенту, почему вы установили именно этот процент авансирования: чтобы купить комплектующие и материалы, а также оплатить заработную плату и страховые взносы производственным рабочим.

Конечно, если есть возможность установить бОльший размер предоплаты – пользуйтесь этим. Но в ситуации борьбы за покупателя и вынужденных уступок аргумент про покрытие авансом прямых расходов – очень хорош при заключении сделки.

Что подразумевает собой дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность подразумевает, что продукты или услуги уже были проданы или оказаны, но оплата за них еще не поступила. Возникает задолженность, когда оплата не была получена в срок или была просрочена.

Одной из задач компании является предотвращение просроченных платежей и эффективное взыскание дебиторской задолженности. Чтобы быть ответственными за свои долги и учесть возможные просрочки, необходимо проводить работу с дебиторской задолженностью внимательно и эффективно.

Дебиторская задолженность может случиться с любой компанией или предпринимателем. Даже государство может иметь просроченные долги или востребовать оплату дебиторской задолженности.

Чтобы учесть суть дебиторской задолженности, возьмите, к примеру, следующую ситуацию: ваши клиенты не оплатили услуги или товары в срок. Вам необходимо проводить работу по взысканию задолженности, чтобы получить свои деньги.

Дебиторская задолженность	Что нужно сделать
Учесть возможные просрочки	Продолжайте вести учет задолженности и просрочек платежей
Предотвратить будущие просрочки	Примените меры, чтобы предотвратить просрочки оплаты и улучшить свои дебиторские показатели
Проводить эффективную работу с дебиторской задолженностью	Используйте различные методы для взыскания долгов и управления дебиторской задолженностью

Таким образом, дебиторская задолженность – это неоплаченные долги, которые должники имеют перед компанией. Компания должна вести учет задолженности, учитывать возможные просрочки и проводить эффективную работу с дебиторской задолженностью, чтобы получить свои деньги.

Похожие записи:

• Как отразить в РСВ возмещение от ФСС в 2024 году за 2024 год
• Какая сумма положена на погребение блокаднику проживающему в СПБ в 2024 году
• Сч фактура на аванс 2024 год что в наименовании